Microsoft Office 365: Steigern Sie Ihre geschäftliche Produktivität
Office 365 ist der nächste Schritt bei der Entwicklung von Unternehmenstools. Das Produkt ermöglicht eine cloudbasierte Produktivität, die die Office-Desktopumgebung ergänzt.
Joshua Hoffman
Der Information Worker steht im Zentrum der geschäftlichen Produktivität. Niemand war jemals zuvor in der Lage, so viele Aufgaben zu erledigen, sowohl unabhängig als auch in Zusammenarbeit mit anderen Personen. Und niemals zuvor musste die IT solche Möglichkeiten bereitstellen. Information Worker müssen kritische geschäftliche Informationen in Form von datenreichen Dokumenten, Präsentationen und Arbeitsblättern weitergeben, sie schnell und sicher über zuverlässige Kommunikationslösungen gemeinsam mit anderen nutzen Personen und mit Kollegen, Kunden und Partnern zusammenarbeiten können.
Zwar stellte die Office-Suite immer schon Lösungen für diese Herausforderungen bereit. Diese entwickeln sich jedoch stetig weiter. Auch die Technologie- und Kommunikationslandschaft unterliegt ständigen Veränderungen. Und schließlich wird auch die Office-Suite ständig weiterentwickelt und stellt sehr umfassende Tools zur Verfügung, um das gesamte Potenzial der Benutzer nutzen und die geschäftliche Produktivität zu steigern.
Die Office 365-Suite ist der nächste Schritt im Rahmen dieser Entwicklung. Office 365 führt die Produktivität von Office in die Cloud ein und bietet Ihnen Cloudproduktivität zu Ihren Bedingungen. In diesem Artikel betrachten wir die Funktionen und Möglichkeiten von Office 365, die Vorteile sowie Punkte, die Sie berücksichtigen müssen, um den Übergang für Ihr Unternehmen vorzubereiten. (Weitere Informationen zu Office 365 und zur Anmeldung für das Betaprogramm finden Sie auf der Seite für die Office 365-Beta.)
Office Online
Office 365 bietet eine Suite cloudbasierter Anwendungen zur Ergänzung und Erweiterung der Office-Desktopclientumgebung. Das wichtigste Produkt hier ist SharePoint Online. Anstatt SharePoint intern bereitstellen und verwalten zu müssen, erhalten Sie mit SharePoint Online alle Funktionen von SharePoint in einer gehosteten Umgebung. Sie und Ihre geschäftlichen Benutzer können von jedem Standort aus auf die umfassenden Funktionen von SharePoint für Onlinezusammenarbeit, Informationsverwaltung und Business Intelligence zugreifen.
SharePoint Online ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Websites für:
- Die Verwaltung und Freigabe wichtiger Dateien und Dokumente (My Sites)
- Die Optimierung der Teamarbeit und die Verwaltung wichtiger Projekte (Teamwebsites)
- Den stets aktuellen Zugang zu Unternehmensinformationen und –nachrichten (Intranetwebsites)
- Die sichere Freigabe von Dokumenten für Kunden und Partner (Extranetwebsites)
- Das Marketing Ihres Unternehmens über eine öffentliche Internetwebsite
Sie können direkt aus Office 2010 Client-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint auf Sharepoint Online zugreifen. Sie können Dokumente in gewohnter Weise erstellen und diese anschließend in den SharePoint-Arbeitsbereichen speichern.
Von dort aus können Sie mit SharePoint Online über das Internet auf die Dokumente zugreifen und sie auch für andere Personen innerhalb und außerhalb des Unternehmens mittels detaillierter Zugriffsberechtigungen bereitstellen. Mithilfe des SharePoint Online-Webportals und Office Web Apps können Sie gleichzeitig mit anderen Personen in Echtzeit an Dokumenten arbeiten (vgl. Abbildung 1). So müssen Sie nicht ständig aktuelle Versionen per E-Mail hin- und hersenden.
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Abbildung 1 Onlinezusammenarbeit mit Office 365
Mittels SharePoint My Sites ermöglicht SharePoint Online Benutzern, den Onlineprofilen Interessen, Fähigkeiten und Kenntnisse hinzuzufügen, sodass die Suche nach Experten im Unternehmen erleichtert wird. Dies steigert nicht nur die geschäftliche Produktivität, sondern erweitert auch die sozialen und professionellen Netzwerke innerhalb des Unternehmens. SharePoint Online unterstützt außerdem das funktionsreiche Social Tagging. Benutzer und Communitys können Informationen so organisieren, dass diese optimalen Nutzen für ihre Geschäftstätigkeit erzielen.
Echtzeitkommunikation
Office 365 bietet auch eine leistungsstarke, gehostete Kommunikationsinfrastruktur auf der Basis von Exchange Online und Lync Online. Exchange Online bietet eine E-Mail-, Kalender-, Kontakte- und Aufgabeninfrastruktur sowie die vollständige Funktionalität einer internen Exchange-Bereitstellung, einschließlich Anwesenheitsinformationen, der Veröffentlichung von Verfügbarkeitsdaten und E-Mail-Tipps.
Sie können auf die Exchange Online-Dienste in unterschiedlicher Weise zugreifen, zum Beispiel über den vollständigen Outlook-Desktopclient, Outlook Web App (vgl. Abbildung 2) oder über Mobilgeräte mittels Exchange ActiveSync. Outlook Web App bietet vollständige Funktionalität für verschiedene Browser, darunter Internet Explorer, Safari und Firefox.
Unterstützte Mobilgeräte sind u. a. Windows Phone, Nokia-Geräte der Serien E und N, Palm-Geräte, Apple iPhone und iPad sowie einige Android-Telefone. Unter bestimmten Bedingungen unterstützt Exchange Online auch BlackBerry-Geräte. Diese plattformübergreifende Kompatibilität ermöglicht Ihnen, jederzeit und von überall aus auf wichtige geschäftliche Informationen zuzugreifen.
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Abbildung 2 Zugriff auf E-Mail mit Outlook Web App
Mit Lync Online steht Ihnen eine gehostete Version von Microsoft Lync Server zur Verfügung, dem Nachfolgeprodukt von Microsoft Office Communications Server. Dies ist eine zuverlässige und sichere Plattform für die Echtzeitkommunikation mit zahlreichen hochmoderner Funktionen.
Lync Online ermöglicht Ihnen die Kommunikation an jedem Ort und zu jeder Zeit über Kanäle wie Instant Messaging, Audio- und Videoanrufe, Onlinebesprechungen und Webkonferenzen (vgl. Abbildung 3). Sie können nahtlos zwischen Instant-Messaging-Chats und Ad-Hoc-Onlinebesprechungen wechseln, Kunden und Partnern Präsentationen mit Audio- und Videofunktionen sowie Bildschirmfreigabe vorführen, externe Ansprechpartner zur Teilnahme an Onlinebesprechungen einladen und den Anwesenheitsstatus anderer Benutzer in Lync und anderen Office-Anwendungen anzeigen.
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Abbildung 3 Audio, Video und die Freigabe von Anwendungen mit Microsoft Lync
Sowohl Exchange Online als auch Lync Online unterstützen das Koexistenz-Bereitstellungsmodell. Dies erleichtert die Integration interner und gehosteter Dienste. Das Koexistenzmodell gibt Ihnen die Flexibilität, zu cloudbasierten Diensten überzugehen, wenn Sie dies benötigen. Einige Benutzer können weiterhin interne Servern verwenden, während andere Benutzer zu Office 365 migrieren. Weitere Informationen zur Koexistenzarchitektur finden Sie unter Exchange-Bereitstellungsassistent in der TechNet-Bibliothek (möglicherweise in englischer Sprache).
Bereitstellung und Verwaltung
Mit Office 365 zahlen Sie pro Benutzer und nur für die Leistungen, die Sie benötigen. Es gibt drei Abonnementstufen: Office 365 for Enterprise, Office 365 for Small Business und Office 365 for Education. Jede Stufe bietet die benötigten Funktionen und Dienste, abhängig von der Größe und den Anforderungen Ihres Unternehmens. Sie können jederzeit problemlos neue Benutzer hinzufügen. Sie können auch mithilfe eines Dashboards für die IT-Onlineverwaltung vorhandene Benutzer verwalten (vgl. Abbildung 4).
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Abbildung 4 Das IT-Verwaltungsdashboard in Office 365
Mit dem IT-Verwaltungsdashboard können Sie neue Benutzer hinzufügen, Kennwörter zurücksetzen, Abonnementstufen anpassen, Sicherheitsgruppen erstellen, Dienstanfragen verwalten usw. Sie können auch die Verwaltung anhand detaillierter Einstellungen delegieren. So können Sie Ihren Kollegen auf der Grundlage der jeweiligen Benutzerrolle den Zugriff auf bestimmte Verwaltungsfunktionen bereitstellen. Sie können zum Beispiel der Rechtsabteilung den Verwaltungszugriff auf die Postfächer der Benutzer ermöglichen.
Office 365 enthält auch eine Lizenzierung auf Bedarfsbasis und die Verwaltung von Office Professional Plus. Dies stellt die neueste Version von Office-Desktopanwendungen mit integriertem Office Web Apps bereit. Sie und Ihre Benutzer können von praktisch jedem Gerät aus auf Dokumente, E-Mail, Kalender oder andere Office-Dokumente zugreifen.
Office 365 wird die Art und Weise, in der Benutzer geschäftskritische Informationen erstellen, verwalten und freigeben, entscheidend verändern. Durch die Migrierung der vertrauten Office-Funktionen in die Cloud für den plattform- und geräteunabhängigen Zugriff und mittels flexibler Lizenzierungs- und Bereitstellungsfunktionen kann Office 365 Ihrem Unternehmen helfen, mit einer immer globaler und mobiler werdenden Umgebung Schritt zu halten.
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Joshua Hoffman* ist ehemaliger Chefredakteur des TechNet Magazine. Er ist heute als freier Autor und Berater tätig und berät Kunden hinsichtlich Technologie und zielgruppenorientiertem Marketing. Joshua Hoffman ist zudem Chefredakteur der Website ResearchAccess.com, die dem Ausbau und der Entwicklung der Marktforschungs-Community gewidmet ist. Er lebt in New York City.*