SharePoint 2010: Bereitstellen von Business Intelligence mit SharePoint-Dashboards
SharePoint-Dashboards können Daten aus unterschiedlichen Quellen in Scorecards mit umfassender Datenvisualisierung zusammenführen, um Interaktivität und Workflowautomatisierung zu fördern.
Joshua Hoffman
Wir leben in einem Zeitalter der datenbestimmten Entscheidungsprozesse. Stabile Dateninfrastrukturen unterstützen Unternehmen dabei, uneingeschränkte Mengen von Daten aus unzähligen Quellen zu sammeln. Diese können die Daten dann einbinden und analysieren, wodurch intelligente geschäftsbezogene Entscheidungen ermöglicht werden, die auf konkreten Informationen basieren.
Ein leistungsfähiges Daten-Back-End wie Microsoft SQL Server ist hierbei von wesentlicher Bedeutung, ebenso jedoch eine vielseitige Präsentationsschicht, die in der Lage ist, Informationen zu verwerten und so den Entscheidungsprozess zu erleichtern. Sie sollten Business Intelligence (BI) daher so effektiv wie möglich präsentieren. Ebenso sollten Sie Ihren Benutzern Kontrolle über deren Oberfläche ermöglichen und die vorhandenen Präsentations- und Zusammenarbeitsressourcen in Ihrer IT-Infrastruktur nutzen.
Mithilfe von SharePoint 2010 können Sie den IT-Spezialisten in Ihrem Unternehmen auf direktem Wege umfassende BI-Lösungen bereitstellen. Über einfach zu bedienende Tools und eine vertraute Umgebung ermöglicht Ihnen SharePoint 2010 die Bereitstellung von BI-Funktionen zur Selbsthilfe, wodurch Sie Ihre Benutzer unabhängiger machen und Kosten für Ihre IT-Abteilung reduzieren können.
Im Rahmen dieser BI-Infrastruktur sind SharePoint 2010-Dashboards and PerformancePoint Services leistungsstarke Tools zur Unterstützung des Entscheidungsprozesses. SharePoint-Dashboards binden Daten aus unterschiedlichen Quellen in Scorecards ein, ergänzen Scorecards mit umfassenden Datenvisualisierungsfunktionen und ermöglichen eine fundierte Interaktivitäts- und Workflowautomatisierung.
Erstellen Sie Ihr erstes Dashboard
Der erste Schritt bei der Erstellung eines SharePoint-Dashboards besteht in der Installation von PerformancePoint Dashboard Designer. Dashboard Designer ist eine umfassende Clientanwendung, mit der Sie Datenquellen, Dashboards, Scorecards, KPIs, benutzerdefinierte Indikatoren, Filter und Berichte erstellen und direkt auf SharePoint-Websites veröffentlichen können.
Sobald Sie PerformancePoint Services für Ihr Unternehmen konfiguriert haben, können Sie Dashboard Designer installieren, indem Sie die Business Intelligence Center-Site innerhalb Ihrer SharePoint-Infrastruktur besuchen. Nach Abschluss der ersten Installation können Sie direkt vom Startmenü aus auf Dashboard Designer zugreifen.
Der nächste Schritt besteht in der Auswahl der Datenquellen, die Ihrem Dashboard hinzugefügt werden sollen. Hierbei kann es sich um SharePoint-Listen, Instanzen von SQL Server, SQL Server Analysis Services, Excel Services oder sogar um Excel-Arbeitsmappen handeln.
Sobald die Datenverbindungen aktiv sind, können Sie mit der Erstellung von KPIs beginnen. Wählen Sie bei der Erstellung von KPIs die Datenpunkte aus, die gemessen werden sollen, z. B. Vertriebsdaten aus SQL Server Analysis Services. Sie müssen auch Ziele wählen, mit denen Sie die Daten vergleichen möchten, beispielsweise Vertriebsvorgaben, die in einer SharePoint-Liste Ihrer Vertriebsmitarbeiter definiert sind.
Mithilfe von KPIs, die Daten aus unterschiedlichen Datenquellen akzeptieren, erleichtert PerformancePoint Services die Verknüpfung von kritischen Geschäftsdaten und deren Abbildung in einer für Entscheidungsträger im Unternehmen sinnvollen Art und Weise. Sie können SharePoint 2010-KPIs auch auf berechnete Werte stützen, wie z. B. die Summe aus unterschiedlichen Verkaufszahlen, die den Ertrag für ein festgelegtes Vertriebsgebiet darstellen. Bei der Definition von KPIs können Sie auch geeignete visuelle Indikatoren auswählen. Dies können beispielsweise rote/gelbe/grüne Ampeldiagramme sein, die anzeigen, wenn die Werte bestimmten Zielen entsprechen bzw. über oder unter diesen liegen.
Nach der Definition der KPIs können Sie Scorecards für Ihr Dashboard erstellen. Scorecards zeigen eine Sammlung von KPIs an, um Ihnen eine zusammenfassende Übersicht der Unternehmensleistung zu ermöglichen. Sie können z. B. eine Scorecard erstellen, die die Umsatzleistung im Vergleich zu Quoten aus allen Vertriebsgebieten oder zu unterschiedlichen Produktreihen zeigt. Sobald Sie der Scorecard in Dashboard Designer alle geeigneten KPIs hinzugefügt haben (siehe Abbildung 1), können Sie die Scorecard in einem SharePoint-Dashboard veröffentlichen.
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Abbildung 1 Eine in PerformancePoint Dashboard Designer zusammengestellte Scorecard
Datenvisualisierungen
Es heißt, ein Bild sagt mehr als tausend Worte, und genauso ist es auch. Visuelle Abbildungen zeigen eine umfassende Vielfalt an Informationen auf einen Blick an. Mit PerformancePoint Dashboard Designer können Sie Datenvisualisierungen erstellen und veröffentlichen, die Ihnen die Darstellung von kritischen Geschäftsdaten in optisch ansprechender Art und Weise ermöglichen (siehe Abbildung 2).
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Abbildung 2 Ein zusammengestelltes SharePoint-Dashboard einschließlich Visualisierungen
Mit Dashboard Designer können Sie Berichte erstellen, die vertraute Steuerungen in Abbildungen und Diagrammen nutzen, aber auch ein hohes Maß an Detail und Interaktivität ermöglichen. Sie können beispielsweise einen Bericht erstellen, der die Umsatzzahlen als Kreisdiagramm nach der Berechnung eines Vertriebsmitarbeiters anzeigt. Ihre geschäftlichen Benutzer können den Bericht auch als Balken- oder Liniendiagramm erneut anzeigen, die Daten neu sortieren, Wertefilter anwenden, bestimmte Informationen ein- oder ausblenden und vieles mehr.
Mit PerformancePoint können Sie neben herkömmlichen Visualisierungsarten wie Grafiken und Diagramme auch einige innovative neue Ansätze zur Datenvisualisierung nutzen. Strategiekarten beispielsweise ermöglichen es Ihnen, Geschäftsdaten mit Visio-Grafiken zu verbinden, etwa geografischen Karten oder Prozessdiagrammen, wie in Abbildung 3 gezeigt. Anhand von Strategiekarten können Geschäftsdaten mit visuellen Darstellungen von realen Geschäftsprozessen verbunden werden. Über Strategiekarten erhalten Sie einen kurzen Eindruck von der Umsatzleistung nach Region, Fortschritten gemäß strategischem Plan oder Lieferkettenleistung.
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Abbildung 3 Eine Strategiekarte verknüpft Geschäftsdaten mit visuellen Darstellungen
Interaktive Intelligenz
Durch die Bereitstellung von Datendashboards mit SharePoint 2010 können Sie Ihren Geschäftsbenutzern ein bestimmtes Maß an Interaktivität ermöglichen, das diese in anderen BI-Lösungen nicht vorfinden würden. Mit SharePoint-Dashboards können Benutzer Daten und KPIs detaillierter erfassen, um eine bessere Kenntnis der zugrunde liegenden Informationen sowie von deren Auswirkungen auf die Unternehmensleistung zu erlangen.
Bei einem KPI, der die Umsatzzahlen z. B. nach Gebiet anzeigt, hat der Benutzer die Möglichkeit, detaillierter nachzuforschen, um festzustellen, welche Produktreihen am leistungsstärksten sind und an welchen Punkten Leistungsmängel behoben werden müssen. Der Benutzer kann sich auch auf Daten innerhalb dieser KPIs konzentrieren, dabei Filter anwenden und zusätzliche Datenquellen einbeziehen, um die Ursachen der Datenergebnisse festzustellen.
Eines der zu diesem Zweck hilfreichsten Analysefeatures der PerformancePoint-Dashboards ist der Analysebaum. Beim Analysebaum (siehe Abbildung 4) handelt es sich um ein Analysetool, das Benutzern die Fehlerursachenanalyse erleichtert. Mithilfe einer interaktiven Silverlight-basierten Steuerung kann der Benutzer Berichtselemente zerlegen, um die einzelnen Komponenten einer zusammengesetzten Darstellung zu erfassen. So können Benutzer leichter verstehen, in welchem Maße unterschiedliche Faktoren zum endgültigen Wert beitragen.
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Abbildung 4 Ein Analysebaum zeigt die Faktoren, die zu einem KPI beitragen
Wenn Sie Dashboardelemente miteinander verbinden, gewinnen Sie zusätzlich an Interaktivität. Sie können ein Dashboard z. B. so konfigurieren, dass bei Auswahl eines Gebiets auf einer Scorecard aus regionalen Vertriebsdaten durch einen Benutzer ein weiterer Webpart auf der Seite, nämlich ein KPI-Detailbericht, zur Anzeige von zusätzlichen Informationen aktualisiert wird. Hierbei kann es sich um Daten zu dem für das Gebiet zuständigen Vertriebsmitarbeiter handeln, um dessen Quoten, Kontaktinformationen usw. Sie können diese Daten aus völlig unterschiedlichen Datenquellen abrufen, sie aber dennoch anhand von allgemeinen Attributen (z. B. Vertriebsgebiet) über das Dashboard miteinander verbinden.
Arbeiten mit dem Workflow
SharePoint-Dashboards nutzen auch die leistungsstarken Workflowfunktionen, die bereits in SharePoint integriert sind. Die Benutzer können von innerhalb eines SharePoint-Dashboards geschäftsbezogene Aufgaben übernehmen, die dann vom SharePoint-Workflowmodul ausgeführt werden. Wenn z. B. ein Vertriebsmitarbeiter sein Dashboard überprüft und feststellt, dass er wahrscheinlich seine Quote verfehlen wird, kann er bei seinem Vorgesetzten eine Anpassung anfordern. Der Vorgesetzte kann die Anfrage genehmigen oder ablehnen, bevor sich irgendeine Änderung im Dashboard widerspiegelt.
SharePoint-Dashboards ermöglichen eine integrierte, auf die Anforderungen zugeschnittene BI. Mit ihrer Hilfe werden IT-Spezialisten in die Lage versetzt, auf Daten basierende Entscheidungen zu treffen. Dank einer umfassenden, visuellen und interaktiven Intelligenz erhalten Entscheidungsträger im Unternehmen schnellen und einfachen Zugriff auf die benötigten Informationen, und dies in einem nützlichen und vertrauten Format. Durch diesen selbsthilfeorientierten Ansatz verringert sich die Arbeitsauslastung für Sie und Ihr IT-Personal in wesentlichem Maße, wodurch Zeit wie auch Geld gespart werden kann.
Vielen Dank an Leif Brenne und Craig Boobar für ihre Hilfe beim Verfassen dieses Artikels.
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Joshua Hoffman* ist ehemaliger Chefredakteur des TechNet Magazine. Er ist heute als freier Autor und Berater tätig und berät Kunden hinsichtlich Technologie und zielgruppenorientiertem Marketing. Joshua Hoffman ist zudem Chefredakteur der Website ResearchAccess.com, die dem Ausbau und der Entwicklung der Marktforschungs-Community gewidmet ist. Er lebt in New York City.*