SharePoint 2010: Gestaltung von Abläufen – Arbeiten mit SharePoint-Workflows
Die Verwendung von Workflows in SharePoint 2010 bietet ein praktisches Verfahren zur Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse.
Von Brien Posey
Viele der heute von Unternehmen eingesetzten Anwendungen dienen der Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse. Das Automatisieren elektronischer Prozesse, z. B. das automatische Weiterleiten einer E-Mail an den richtigen Empfänger, ist relativ einfach. Viel schwieriger ist es, Prozesse zu automatisieren, die mit manuellen Eingriffen verbunden sind.
Bis zu Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) 2007 hat Microsoft versucht, das Problem mithilfe von SharePoint-Workflows in den Griff zu bekommen, bei denen es sich im Wesentlichen um Mechanismen zur Weiterleitung von Genehmigungen handelt. Angenommen, ein Mitarbeiter Ihrer Marketing-Abteilung hat eine Idee für eine neue Werbung. Er würde diese Werbung natürlich nicht direkt an eine Werbeagentur senden. Zuvor ist eine ganze Kette interner Genehmigungen einzuhalten.
Die Werbung muss zunächst von der Rechtsabteilung geprüft werden, bevor sie an einen Redakteur und womöglich noch an einen Führungsverantwortlichen weitergeleitet wird, bevor sie das Haus überhaupt verlässt. Das Problem bei diesen Genehmigungsanforderungen ist, dass die zuständigen Personen meist sehr beschäftigt sind. Aufgaben, wie die Erteilung von Genehmigungen, können da leicht durch die Maschen schlüpfen. Der Prozess der Genehmigungsweiterleitung kann durch eine Vielzahl menschlicher Fehler fehlgeleitet werden.
SharePoint-Workflows wurden speziell zur Automatisierung solcher Prozesse entwickelt. Es können sogar Workflows zum Versenden von Erinnerungen erstellt werden oder zum automatischen Benachrichtigen eines Verantwortlichen, wenn eine Aufgabe von einer Person abgelehnt wurde.
Workflows spielten für MOSS 2007 eine große Rolle. So praktisch sie auch waren, neigten sie doch zu einer gewissen Inflexibilität. Administratoren waren bei der Erstellung von Workflows überwiegend an die begrenzten Möglichkeiten der SharePoint-GUI gebunden.
Bei SharePoint 2010 hat Microsoft den Prozess der Workflowerstellung deutlich flexibler gestaltet. Zwar können Sie die SharePoint-GUI nach wie vor zur Verknüpfung von Workflows mit einer Liste oder einer Bibliothek verwenden, allerdings müssen Sie den Workflow selbst außerhalb von SharePoint erstellen (es sei denn, Sie verwenden einen der integrierten Workflows).
Microsoft bietet unterschiedliche Tools zum Erstellen von Workflows an. Im Allgemeinen dürfte das bevorzugte Tool für die Entwicklung von SharePoint-Workflows SharePoint Designer 2010 sein. Professionelle Entwickler können weitere Anpassungen vornehmen, indem sie entweder von SharePoint Designer 2010 erstellten Code mithilfe von Visual Studio 2010 ändern, oder aber komplett neue Workflows erstellen.
Neue Wege gehen mit Visio
Erstellen eines Workflows
Öffnen Sie zum Erstellen eines Workflows Visio 2010, und wählen Sie die Registerkarte "Datei" aus. Sie werden aufgefordert, den gewünschten Diagrammtyp anzugeben. Wählen Sie den Ordner "Flussdiagramm" und dann die Vorlage "Microsoft SharePoint-Workflow" aus, und klicken Sie anschließend auf "Erstellen" (siehe Abbildung 1).
Der Gedanke, Visio Premium 2010 für die Erstellung von SharePoint-Workflows zu verwenden, wirkte zunächst etwas befremdlich. Zwar wird Visio weitläufig für die Erstellung von Netzwerkdiagrammen verwendet, jedoch würden die wenigsten Visio als Entwicklungstool sehen. Wie dem auch sei, es steht fest, dass die Erstellung von Flussdiagrammen zu den primären Funktionen von Visio gehört. Die Verwendung des Tools macht also durchaus Sinn. Wer schon einmal einen Grundkurs zum Thema Computerprogrammierung absolviert hat, weiß, dass die Erstellung von Flussdiagrammen eine der ersten Übungen ist. Das liegt daran, dass die Erstellung eines Flussdiagramms häufig bereits den ersten Schritt für das Schreiben eines Programms darstellt. SharePoint-Workflows sind im Prinzip nichts weiter als einfache Programme. Es liegt also nahe, eine Anwendung, die speziell für die Erstellung von Flussdiagrammen konzipiert wurde, für die Erstellung von SharePoint-Workflows zu verwenden.
Bevor Sie Visio 2010 für die Erstellung eines SharePoint-Workflows verwenden, müssen Sie zwei wichtige Dinge wissen. Erstens können Sie Visio 2010 nicht für die Erstellung des Workflows in seiner endgültigen Form verwenden. Vielmehr erstellen Sie mit Visio eine Workflowvorlage, die Sie anschließend in SharePoint Designer importieren können. Dort können Sie den Workflow schließlich vervollständigen. Zweitens funktioniert das Ganze nur mit Visio 2010 Premium. Die Standard Edition und die Professional Edition von Visio 2010 unterstützen die Erstellung von SharePoint-Workflows nicht.
Gestalten eines Workflows
Öffnen Sie zum Erstellen eines Workflows Visio 2010, und wählen Sie die Registerkarte "Datei" aus. Sie werden aufgefordert, den gewünschten Diagrammtyp anzugeben. Wählen Sie den Ordner "Flussdiagramm" und dann die Vorlage "Microsoft SharePoint-Workflow" aus, und klicken Sie anschließend auf "Erstellen" (siehe Abbildung 1).
.jpg)
Abbildung 1 Verwendung von Visio 2010 zur Erstellung eines SharePoint-Workflowflussdiagramms
Anschließend werden Sie zum Hauptbildschirm von Visio weitergeleitet. Hier können Sie mit der eigentlichen Entwicklung Ihres Workflows beginnen. Wenn Sie Visio noch nie verwendet haben, müssen Sie sich zunächst mit dem Prozess der Workflowerstellung vertraut machen. Auf der linken Seite des Bildschirms befinden sich verschiedene Sammlungen ("Schablonen"), in denen verschiedene Symbole ("Master-Shapes") enthalten sind. Die SharePoint-Workflowvorlage enthält Schablonen für Aktionen, Bedingungen und Workflow Terminator-Formen. Ziehen Sie die Formen in die Visio-Zeichnung hinein, und ordnen Sie sie gemäß den Anforderungen Ihres Workflows an.
In Abbildung 2 sehen Sie, wie eine solche Visio-Zeichnung aussehen könnte. Sie zeigt eine einfache SharePoint-Workflowvorlage, die mit dem Start-Terminator beginnt (grünes Dreieck). Danach wird durch eine Bedingung überprüft, ob im Titelfeld bestimmte Werte enthalten sind. Der Feldname oder die Stichwortliste sind an dieser Stelle noch nicht relevant. Spezifische Werte oder Feldnamen können erst später angegeben werden. An dieser Stelle müssen wir lediglich die Logik des Workflows festlegen.
.jpg)
Abbildung 2 Einfacher, mit Visio erstellter SharePoint-Workflow
Die Abbildung illustriert, dass sich die Bedingung verzweigt, je nachdem, ob bestimmte Werte erkannt wurden. Visio verlangt für jede im Workflow verwendete Bedingung die Erstellung eines Ja-Pfads und eines Nein-Pfads. Dieser konkrete Workflow endet mit einem Terminator-Objekt, wenn keine übereinstimmenden Werte gefunden wurden (Nein-Pfad). Wurden die Stichwörter gefunden, wird das Element gelöscht und der Workflow beendet.
Wie Sie ebenfalls erkennen können, ist jedes Objekt mit mindestens einem weiteren Objekt verbunden (dargestellt durch die Pfeile zwischen den Objekten). Diese Verbindungen sind erforderlich, werden jedoch nicht automatisch angelegt. Ziehen Sie zum Verbinden zweier Formen eine Form auf die Zeichnungsseite, und bewegen Sie die Maus über eine weitere Form, mit der die erste Form verbunden werden soll. Um den äußeren Rand des Objekts müssten jetzt blaue Pfeilsymbole angezeigt werden. . Legen Sie die Form auf dem Pfeilsymbol ab, um die beiden Formen miteinander zu verbinden.
Wenn Sie mit der Erstellung des Workflows fertig sind, sollten Sie alle Schritte validieren. Durch das Validieren des Workflows wird sichergestellt, dass SharePoint den Workflow problemlos verwenden kann. Durch den Validierungsprozess wird beispielsweise erkannt, ob Objekte innerhalb des Workflows getrennt wurden oder vergessen wurde, den Workflow zu beenden.
Wechseln Sie zum Validieren des Workflows zur Registerkarte "Prozess", und klicken Sie auf die Schaltfläche "Diagramm überprüfen". Bleibt zu hoffen, dass Visio keine Probleme in Ihrem Diagramm feststellt. Sollten Probleme festgestellt werden, würden diese in einem speziell dafür vorgesehenen Fenster im unteren Bereich des Visio-Arbeitsbereichs angezeigt werden. Die meisten Probleme können in der Regel leicht behoben werden. Durch einfaches Doppelklicken auf das Problem wählt Visio automatisch das von dem Problem betroffene Objekt aus.
Der letzte Schritt innerhalb des Prozesses ist der Export des Visio-Diagramms. Wechseln Sie zur Registerkarte "Prozess", und klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche zum Exportieren. Ein Dialogfeld wird angezeigt, in dem Sie einen Dateinamen für die zu exportierende Zeichnung eingeben können. Geben Sie einen Dateinamen ein, und wählen Sie den Pfad aus, an dem die exportierte Datei gespeichert werden soll. Stellen Sie sicher, dass Sie die Datei im Visio Workflow Interchange (*.VWI)-Format speichern, und klicken Sie auf "Speichern".
Einführung in SharePoint Designer
Nachdem Sie eine Workflowvorlage erstellt haben, können Sie mit dem zweiten Teil des Workflowerstellungsprozesses fortfahren. Importieren Sie die Vorlage in SharePoint Designer, und vervollständigen Sie sie zu einem SharePoint-Workflow.
SharePoint Designer 2010 ist ein Tool zur Anpassung von Sites, Datenquellen, Workflows usw. Einige Anpassungen können Sie über die SharePoint-GUI vornehmen. Da diese jedoch mit gewissen Einschränkungen verbunden ist, bietet es sich an, weiterführende Anpassungen von SharePoint-Websites mithilfe von SharePoint Designer vorzunehmen.
SharePoint Designer ist kostenlos verfügbar. Sie können das Tool auf den folgenden Websites herunterladen:
32-Bit-Version: microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=d88a1505-849b-4587-b854-a7054ee28d66&displaylang=en
64-Bit-Version: microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=566D3F55-77A5-4298-BB9C-F55F096B125D&displaylang=en
Arbeiten mit SharePoint Designer
Nachdem Sie SharePoint Designer 2010 heruntergeladen und installiert haben, öffnen Sie die Anwendung. Öffnen Sie anschließend die zu ändernde SharePoint-Website. Starten Sie dazu SharePoint Designer 2010, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Website öffnen".
Sie werden aufgefordert, die zu öffnende Website anzugeben. Geben Sie die URL Ihrer SharePoint-Website ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche "Öffnen". Alternativ können Sie zu Ihrer Website wechseln, die Option "Websiteaktionen" auswählen und die Website in SharePoint Designer bearbeiten. In dem Fall werden Sie zum Hauptbildschirm von SharePoint Designer weitergeleitet (siehe Abbildung 3).
.jpg)
Abbildung 3 Hauptbildschirm von SharePoint Designer
Sie werden feststellen, dass in der Liste der Websiteobjekte, auf der linken Seite des Bildschirms, ein Objekt mit der Bezeichnung "Workflows" enthalten ist. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Liste der integrierten Workflows angezeigt.
Da wir in Visio 2010 unsere eigene Workflowvorlage erstellt haben, müssen wir diese nun importieren. Klicken Sie dazu im Workflows-Menüband auf die Schaltfläche "Aus Visio importieren". Sie werden aufgefordert, die zu importierende Zeichnung auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen", und wählen Sie die zuvor erstellte Zeichnung aus. Klicken Sie anschließend auf "Öffnen" und dann auf "Weiter".
An dieser Stelle werden Sie aufgefordert, den Namen für den zu importierenden Workflow anzugeben. Sie müssen außerdem angeben, ob Sie den Workflow als Listenworkflow oder als wiederverwendbaren Workflow importieren möchten (siehe Abbildung 4). Der Unterschied besteht darin, dass ein Listenworkflow an eine bestimmte Liste oder Bibliothek gebunden ist, während ein wiederverwendbarer Workflow an einen Inhaltstyp gebunden ist und für eine beliebige Liste oder Bibliothek verwendet werden kann.
.jpg)
Abbildung 4 Erforderliche Auswahl: Importieren des Workflows als Listenworkflow oder als wiederverwendbarer Workflow
Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf "Fertig stellen", um den Workflow zu importieren. Nach Abschluss des Importvorgangs werden Sie zu dem in Abbildung 5 dargestellten Workflow-Editor weitergeleitet.
.jpg)
Abbildung 5 Mit dem Workflow-Editor können Änderungen am Workflow vorgenommen werden.
Abschließende Konfiguration
Damit Sie Visualisierungsfeatures in Verbindung mit dem soeben erstellten Workflow verwenden können, müssen Sie in SharePoint Server einige Konfigurationseinstellungen vornehmen. Sie müssen insbesondere sicherstellen, dass sowohl die Funktion "Visio Web Access" als auch der Visio-Grafikdienst aktiviert sind.
Öffnen Sie dazu Ihre SharePoint-Website, und wählen Sie im Menü "Websiteaktionen" den Befehl "Websiteeinstellungen" aus. Klicken Sie auf der Seite "Websiteeinstellungen" auf die Verknüpfung "Websitesammlungsfeatures". Überprüfen Sie, ob die Features von Websitesammlungen in SharePoint Server Enterprise aktiviert sind. Falls nicht, klicken Sie auf die zugehörige Schaltfläche "Aktivieren".
.jpg)
Abbildung 6 Auswahl des Workflows aus der Liste der Workflowvorlagen
Öffnen Sie anschließend die Konsole für die zentrale Verwaltung von SharePoint 2010, und klicken Sie auf die Verknüpfung "Dienste auf dem Server verwalten" (im Abschnitt mit den Systemeinstellungen). Überprüfen Sie, ob der Visio-Grafikdienst ausgeführt wird. Falls nicht, klicken Sie auf die zugehörige Schaltfläche "Starten".
Der letzte Schritt des Prozesses ist die Verknüpfung des erstellten Workflows mit einer Liste oder einer Bibliothek (vorausgesetzt, Sie haben einen wiederverwendbaren Workflow erstellt). Öffnen Sie dazu einfach Ihren Webbrowser, und wechseln Sie zu Ihrer SharePoint-Dokumentbibliothek. Klicken Sie dort auf die Registerkarte "Bibliothek". Ein Menüband für die Dokumentbibliothek wird angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Workfloweinstellungen" und anschließend auf die Verknüpfung "Workflow hinzufügen". Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Workflow der Dokumentbibliothek hinzuzufügen (siehe Abbildung 6). Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Hinzufügen einer Workflowverknüpfung.
Ihr neuer Workflow ist nun gespeichert und kann von Ihnen allein oder von Ihnen und Ihren Kollegen gemeinsam verwendet werden.
.jpg)
Brien Posey*, MVP, ist freischaffender technischer Redakteur, der Tausende von Artikeln und Dutzende von Büchern verfasst hat. Sie können die Website von Brien Posey unter besuchen.*